師友網電子報第 268 期 2013 年 06 月 26 日

【利用Excel設定公司部門與人員關係表】

　　情境：假設公司有業務、研發、出版、系統與行政五大單位，每個單位有不同的人員，可以使用資料驗證的方式，篩選出單位所對應到的人員。已擁有資料如下，每個單位與人名的對應表：

一、

先經由表格建立範圍名稱，由於B1~F1已經是各單位的名稱了，故利用頂端列的方式建立範圍名稱。名稱為”單位”。

以同樣的方式建立各單位的範圍名稱，故系統最後會有六個單位的範圍名稱。

二、

此例中，我們將下拉式選單設定在儲存格B14，並設定”單位”清單，可以見到下拉選單會出現五個單位的名稱。

三、

接著，我們希望選擇單位名稱時，會自動出現所對應的人員，可以在儲存格B15設定另一層資料驗證如下圖所示。

INDIRECT函數可以指向範圍名稱，以此例而言，我設定指向B14儲存格所對應到的範圍名稱。

四、

這時，就可以用選擇單位名稱的方式，找到所對應的人員，方便快速尋找人員及減少錯誤發生。

以上是關於如何利用Excel設定公司部門與人員關係表，這麼實用的小撇步，您一定要學會喔！