師友網電子報第 241 期 2012 年 6 月13 日

【利用outlook產生範本，並加入內容控制的方法】

情境：假設你每一段時間都需要進行一場固定會議，會議發送內容每次都一樣，僅有會議名稱、發送人、頭銜、會議室地點不一樣，為節省時間與減少錯誤，你可以考慮將信件內容建立成範本，並將某些會更動的地方“挖空”即可，如下展示(以outlook2010介面展示)：

黑體字部分為正文，灰體字部分為每次都會更動的部分

首先可以先將黑體字部分打好，而灰體處，可以用word內建的開發人員，插入一些好用的工具，以下舉例兩種工具：

純文字內容控制項不需多說，以下僅說明下拉式方塊內容控制項：

一、

點選“屬性“，出現“內容控制屬性”視窗，之後選點修改。

二、

假設要建立一個“頭銜”的下拉式選單，內容有教授、總經理、老師，可以在新增的地方，建立這三個頭銜，如下圖，之後按確定即可，最後你就會發現，下拉式選單就可以出現這三個頭銜：

→→→

三、

如要更改下拉式選單的標題，點選設計模式即可修改。

→→→

~~~最後就可以將下拉選單複製到outlook使用。

四、

下拉式選單的利用，可以減省繁瑣的輸入錯誤：

五、

接著另存新檔，選擇outlook範本，就完成了。

六、

下次如果要將儲存的範本拿出來使用，進入outlook→常用→新項目→其他項目→選擇表單。

七、

選擇儲存位置。(以我而言，我存放在“檔案系統中的使用者範本“裡面)。

八、

找到你放的範本，按確定。

九、

打開即可。

以上是關於利用outlook產生範本，並加入內容控制的方法，您也來試試看吧！