Word資料匯入Excel

情境：使用Word建立好表格，並供人填寫完成之後，若需要轉製成Excel檔，做為資料庫以供後續使用，此時若沒有特定的方法，就只能使用一筆一筆複製貼上的方式完成轉檔，倘若資料只有10筆、20筆資料倒還無太大問題，若資料有上千筆，則勢必耗時又傷神。
一、 假如我們手上有一份很方正的Word表格如下圖，這份表很方正，我們當然可以用直接複製貼上的方式貼到Excel裡面，但大部分的狀況都是表格不方正，所以以正規的方式來說，我們必須先瞭解轉入Excel的原理。
二、 下圖是Excel中，匯入文字的功能，可以看到Excel使用"分隔符號"這個條件來進行資料的分隔，且有不同的分隔符號可供使用，在往下可以預覽分隔結果，Excel會依照"Tab鍵"將資料寫到儲存格裡面。

三、 換句話說，我們只要讓Word輸出之後，產生"以Tab鍵進行分隔的文字檔"，就可以順利使用Excel進行匯入，達到我們所要的結果，按照這樣的邏輯，我們可以嘗試把Word直接貼到紀事本裡，看看在表格的情形下，記事本會將分隔號視為甚麼？
四、 附圖左就是將Word檔的表格直接貼到記事本的樣貌，只能看到是用字與字之間是隔開的，但無法得知分隔的符號，所以我們可以將這個純文字檔，再複製ㄧ次並貼到Word檔裡，結果如附圖右，可以看到字與字之間是用"→"隔開，此符號就是Tab鍵的意思，另外可以看到在每一行最後一個字的後面都有一個"←"符號，該符號即為換行的意思。

五、 承上，可以證明表格轉為純文字之後，預設將以"Tab鍵"進行分隔，並以"←"進行換行。
六、 接著，我們再來看看在Word當中有一個很重要的功能，為"文字轉換為表格"，該功能可以依據不同的分隔字元，將資料寫入表格的每一格，特別留意最上面所要求輸入的表格欄數，這一點相當重要，資料是以"往右填入幾欄之後換下一列"的方式填入的，下圖右輸入4表示資料將往右填入4筆之後，換到下一列繼續填資料，一直到填完為止。

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七、 為符合格式轉換需求，在進行轉換之前，我們先將Word檔裡的分隔符號全部轉換為定位點Tab，方法是使用取代功能，在全選資料之後，選找^p，並取代成^t，按確定之後，可以發現資料將變成一行，並以Tab鍵分開。


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八、 此時再使用"文字轉換為表格"功能，指定以每4欄換一行，Tab定位字元的方式分割，就可以將文字再度轉換為表格。這時，即可輕鬆將轉換好的表貼到Excel內。

以上的做法看似繞了一大圈，但明確說明了Word轉入Excel的原理，同樣的方法，是否可以使用在不方正的表格上呢？將在下一期繼續說明。

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